【技巧】人人都用Excel,但这些技能让你效率起飞!

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知乎用户@志村雅木茶来说个故事。

当年和我老婆谈恋爱,一开始一直不冷不热,直到有一天,我见她眉头不展,便询问何事。

曰:“工作好忙,来不及对数据。”(她在某通讯公司做数据稽核类工作)

仔细询问教会她使用几个函数与数据透视表以后,她的工作量降低了约三分之一。

于是就有时间和心情与我愉快地约会了。

再然后就成了孩子她妈了……

所以,你说 EXCEL 厉害不厉害

【技巧】人人都用Excel,但这些技能让你效率起飞!

我们的 Resume 上通常都会写着Proficient at Excel”但是,你真的能达到投行、四大的标准么?

【技巧】人人都用Excel,但这些技能让你效率起飞!

被人仰望的 Excel 大神

据说 Excel 牛逼的人,能用 Excel 画图

比如这样,闲着没事给孩子玩着玩的世界地图:

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还有为家里的爱宠设计屋顶:

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再或者这样的热图分析:

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甚至用 VBA编写游戏:

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(图片来自全球神回复)

还有这张会呼吸的地图显示的是美国纽约曼哈顿的24小时工作与宅的人口图。利用条件格式与小方块,地图便在 Excel 上被视觉化了。每个 GIF 图的框架就是一张 Excel 的萤幕截图:

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是不是各种羡慕嫉妒恨

开始 YY 自己像大神一样用 Excel 指点江山?

还是赶紧醒醒

摸摸你的鼠标还在不在吧

大神也是要慢慢升级的

小白必备快捷键,效率提升80%

No.1:快速求和?用 “Alt + =”

Excel 的函数功能非常强悍,求和应该是最常用到的函数之一了。只需要连续按下快捷键“alt”和“=”就可以求出一列数字的和

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No.2:快速选定不连续的单元格

按下组合键“Shift+F8”,激活“添加选定”模式,此时工作表下方的状态栏中会显示出“添加到所选内容”字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住 Ctrl 键不放。

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No.3:改变数字格式

Excel 的快捷键并不是杂乱无章的,而是遵循了一定的逻辑。如果你想快速改变数字的格式,比如<Ctrl+shift+4>就能立刻把数字加上美元符号,因为符号$和数字4共用了同一个键。同理,“Ctrl+shift+5”能迅速把数字改成百分比(%)的形式。

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No.4:一键展现所有公式 “CTRL + ”

当你试图检查数据里有没有错误时,<CTRL + `>能够一键让数字背后的公式显示出来。“`”键就在数字1键的左边。

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No.5:双击实现快速应用函数

同一个函数就不用一个一个敲啦。当你设置好了第一行单元格的函数,只需要把光标移动到单元格的右下角,等到它变成一个小加号时,双击,公式就会被应用到这一列剩下的所有单元格里。这是不是比用鼠标拖拉容易多了?!

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No.6:快速增加或删除一列

对于那些整天要和 Excel 打交道的人来说,这个窍门或许能为你节省一点时间。当你想快速插入一列时,键入Ctrl + Shift +‘=’ (Shift + ‘=’其实就是+号啦)就能在你所选中那列的左边插入一列,而Ctrl + ‘-‘(减号)就能删除你所选中的一列

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No.7:用 F4锁定单元格

在 Excel 里根据函数填充数据的时候,有时候你希望你引用的单元格下拉时随之变化,也有时候你并不这么想。当你要“绝对引用”——也就是锁定单元格的时候,你必须在行列前加$符号。想手动去打这些美元符号?简直是疯了。

其实有一个简单的技巧,就是在你选定单元格之后,按 F4键输入美元符号并锁定。如果你继续按 F4,则会向后挨个循环:锁定单元格、锁定数字、锁定大写字母、解除锁定。

 

函数,工具篇,大神修炼必经

函数是 Excel 中最重要的分析工具,面对400多个 Excel 函数新手应该从哪里入手呢?下面是实际工作中最常用:两个函数和一个工具

 

No.1:Vlookup 函数

Vlookup 干啥用的?数据查找、表格核对、表格合并。简单讲,Vlookup 是一个查找函数,给定一个查找的目标,它就能从指定的查找区域中查找返回想要查找到的值。

Vlookup 基本公式 VLOOKUP(查找目标,查找范围,返回值的列数,精确 OR 模糊查找)

 

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No.2:Sumif 和 Countif 函数

按条件求和,按条件计数,很多复杂的数据核对也需要用到这2个函数。

·       Sumif(判断区域,条件,求和区域)

·       Counif(判断区域,条件)

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No.3:Pivot Table 数据透视表

 

选定源数据–“插入”–“数据透视表”,弹出数据透视表的对话框。数据透视表可以插入到新建的 Sheet 页,也可以在当前 Sheet 中插入。本例中,我们选择的是在新 Sheet 中插入数据透视表,可以看一下数据透视表的界面。

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左边是数据透视表的数据展示部分,靠右边是数据透视表。数据透视表字段又分为上下两部分:

1、上面显示的是数据透视表目前的字段,都是源数据第一行的标题(日期、销售员)。

2、下面分成了4个部分:筛选器、列、行、值;我们可以把上方的字段鼠标左键拖动到这4部分里面。

 

是时候扔掉你的鼠标了

CTRL+1:调出“单元格格式”对话框。我们都知道调整单元格格式是非常频繁的操作,利用这个快捷键,能够为我们节省非常多的时间。

CTRL+2:将选定内容加粗,或者取消加粗

CTRL+3:将选定内容倾斜,或者取消倾斜

CTRL+4:将选定内容加上或者取消下划线

CTRL+5:将选定内容加上或者取消删除线

CTRL+9:隐藏选定的

CTRL+0:隐藏选定的

CTRL+HOME:光标定位到工作簿的第一个单元格

CTRL+END:光标定位到工作簿有数据范围整体区域的最后一个单元格

CTRL+向右箭头:光标定位到该行有数据存在的第一个单元格,如果该行无数据,则跳到该行最后一个单元格

CTRL+向下箭头:光标定位到该列向下有数据存在的第一个单元格,如果该行无数据,则跳到该列最后一个单元格,CTRL+其他箭头的功能与此类此

CTRL+SHIFT+向下箭头:从当前单元格开始,向下选中所有单元格,直到第一个有数据存在的单元格为止,其他箭头功能与此类似。

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