来源：简书 起今知行（授权转载）

以中文为宋体和英文及数字为Times New Roman为例，操作如下：

1.在Word里按下快捷键Ctrl+D打开字体对话框，进行相应的设置，设置好后点击确定。不要点“默认”，因为默认可能不符合我们的要求。

题外话：其实这个和Word没有多大的关系，高效输入是在搜狗输入法里设置的，但是由于一直在Word里用它，所以就放在这里。

撰写论文的过程中经常要重复输入常用的专业术语、化学式，使用的材料，这些常用的术语短的话还好说，直接输入就行了，但是如果较长的话还一个个敲入吗？

No！太慢了，用搜狗的自定义短语啊！

按几个字母就可以快捷输入，甚至是常用的一段话也可以。比如，在自己电脑上依次按下i和c两个字母，再敲一下空格，In-Situ Al-15%Mg₂Si Composites就一下子输入了。是不是很效率呢？

如何设置呢？具体操作如下：

1. 在搜狗拼音输入法的显示条上单击右键，选择”设置属性”（也可以按下快捷键Ctrl+Shift+M后再按下p）

2. 选择“高级”菜单，然后按下“自定义短语设置”

3. 在弹出的对话框中选择“添加新定义”

4. 把你常用的短语输入进去，然后确定一个简写，比如上面的这个简写就是i和c两个字母。

搜狗自定义短语属于有它的局限，注意到了吗？化学式Mg₂Si有下标啊，是要选中数字2然后按快捷键Ctrl和+吗？如果一两个需要设置下角标的话是可以这样设置的，但论文那么长，一个个这样重复操作吗？

No！人会崩溃的！使用宏命令啊！

一次性替换所有的角标啊！上角标也是支持的。具体操作方法：

1. 把下面的宏命令代码复制到word宏命令里面，保存；

2. 设置好一组化学式的角标，复制；

3. 运行宏命令，确定，在弹出的查找和替换的对话框中，按下Shift+insert键；

4. 左键单击查找下一个，找到后，左键单击取消，在弹出的“文本与格式替换”对话框中，选择是，全部替换。

宏命令代码如下：

Sub fdpst()
‘
‘ fdpst Macro
‘ 宏创建于2015年5月9日14:13:04
msg1 = MsgBox(“你会用该宏命令吗? 如果不会，请按【否(N)】按钮，否则会损坏你的文件！若要使用该宏命令，请询问使用方法。继续执行该命令吗?”, 52, “谨慎！！！”)

With ActiveDocument.Bookmarks
.Add Range:=Selection.Range, Name:=”Note”
.DefaultSorting = wdSortByName
.ShowHidden = False
End With
If msg1 = 6 Then
With Dialogs(wdDialogEditFind)
.Find = “”
.Show
End With
If Selection.Find.Found = True Then
allpaste = MsgBox(“全部替换吗？”, 35, “文本与格式替换”)
If allpaste = 2 Then
Exit Sub
ElseIf allpaste = 6 Then
While Selection.Find.Found = True
Selection.Paste
Dialogs(wdDialogEditFind).Execute
Wend
ElseIf allpaste = 7 Then
While Selection.Find.Found = True
msg2 = MsgBox(“替换吗？”, 3, “文本与格式替换”)
Select Case msg2
Case 2: Exit Sub

Case 6: Selection.Paste
End Select
Dialogs(wdDialogEditFind).Execute
Wend
End If
End If
End If
Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:=”Note”
ActiveDocument.Bookmarks(“Note”).Delete
End Sub

论文中可能需要插入大量的图片，如果一个个插入调整的话，很难保证获得同样尺寸的图片。比如左边的三幅图片尺寸不一致，如何一次性把它变成右图一样尺寸呢？

还是宏命令！

图片（随便找的图片，大家学会方法就可以）的高度和宽度可以调整，只需要更改相应的数字就可以了。

1. 把下面的宏命令代码复制到宏命令里面，保存； 

2. 插入全部图片，全选，运行宏命令。

宏命令代码如下：

Sub setpicsize() ‘设置图片尺寸
Dim n ‘图片个数
On Error Resume Next ‘忽略错误
For n = 1 To ActiveDocument.InlineShapes.Count ‘InlineShapes 类型 图片
ActiveDocument.InlineShapes(n).Height = 7.39 * 28.35 ‘设置图片高度为 5cm （1cm等于28.35px）
ActiveDocument.InlineShapes(n).Width = 9.86 * 28.35  ‘设置图片宽度 6.3cm
Next n
End Sub

说明：这种方法只会改变图片的尺寸，不会更改图片所占用的空间大小。

上面说到了批量更改图片尺寸的方法，对于一次性设置图片大小是非常的好用。而在写论文的时候，还有另外一个问题，就是在图片的下面需要加入图1-1、图1-2……等等的编号。如何加入这种编号呢？

一个个敲入是一种方法，但这种方法首先是不够效率；其次，如果发现少了一张图的话或者之后再需要补充图片的话，后面的编号都要进行相应的更改，一旦图片较多，更改就变得十分的繁琐。比如我们希望在补充图片后，后面的编号可以自动的更新过来，而不用我们一个个去更改。那有没有好一点的办法解决呢？答案是肯定的！看看下面的图形，怎么让它自动生成呢？

这个和后面插入文献的思路是一样的，不过这个用到的是题注，利用题注来进行自动编号，编号的好处是，如果中间有增减图片，后面的编号可以自动更新而不用一个个去调整。具体的操作如下：

1.选中图片，选择引用，选择插入题注（或单击右键，选择插入题注），打开题注对话框；
2.选择新建标签，设定标签名称，比如，图1-；选择位置在所选项目下方，确定，就可以看到自动插入的题注编号了；如果想要显示章节的编号，可以打开编号，勾选包含章节号即可。

3.如果要增减图片，可以全选图片，然后按F9刷新。
4.需要引用的话，可以选中图1-1，把它做成一个书签，设定书签的名称，再在需要引用的地方依次选择引用—交叉引用

这样插入题注是很方便的，如果需要批量处理，请移步《快速给批量图片插入编号》，迪斌仔。此外，还有两点需要注意：

• 默认的字体通常是黑体，不符合我们要求，所以要更改字体。方法是：选择样式，在题注处右键，选择修改，然后按照前面设置字体的方法进行设置即可。

• 要使用题注的话全部使用题注！千万不要一会手动输入一会又使用题注！否则，到最后题注没法自动正确更新。

千万千万不要手动一个个输入！

插入参考文献的方式有多种，这里先介绍两种简单快捷的插入方式，比起手工输入，效率很多。

方法一：Word引用+谷歌学术（百度学术）

这种方法是先找到参考文献然后复制到Word里面。适用于没有安装第三方文献管理软件场合。

1.  在谷歌学术（不能翻墙的话也可以考虑用百度学术）里找到想要引用的文献，左键点击引用，复制参考文献； 

2. 到Word里，把光标放到想要插入参考文献的位置，选择引用，单击插入尾注，选择性粘贴。（选择性粘贴次数多的话可以考虑制定一个快捷键，方法：工具－自定义－命令－键盘，找到EditPasteSpecial，指定快捷键）

方法二：第三方文献管理软件，EndNote

如果安装第三方软件，插入文献就变得非常方便。这里推荐使用EndNote第三方文件管理软件。

下载安装好后，在Word里面就有EndNote的加载项，如果没有显示的话，看看这里：《Word中没有出现EndNote工具条的一般解决方案》，于键。然后在Word里面直接点击“Insert Citation”，找到想要插入的参考文献即可，效果如下：

前面说到了文献的插入方式，第一种是以尾注的方式插入，以尾注插入参考文献有几点需要注意：

1. 尾注不是用数字标注的怎么更改？

1.打开脚注和尾注对话框；把编号格式换成数字。

2. 出现的分隔符如何删除？

以尾注的方式插入参考文献会多出一条分隔符，而分隔符不是我们想要的，那么就应该删除，而直接删除是删除不了的，那怎么删除呢？具体操作：

1. 把Word切换成普通视图；

2. 单击引用，选择显示备注，在尾注里，删除所有分隔符。

3. 如何给尾注的数字编号一次性添加[ ]

尾注插入通常只有数字编号，但是，论文要求编号外面有[ ]，也就是不符合我们的要求，那该怎么办？如下图，如何把左边不带方框的变成右边的带有方框的格式？

要不要一个个加呢？当然不要！我们所遇到的问题，别人都基本遇到过了，大多数的问题已经被解决了，去学习就好了。千万不要去做搬运工！一个个添加，累不坏才怪。具体的操作其实是非常的简单，就是一个查找和替换，瞬间解决。

1. Ctrl+H，打开查找和替换，在查找里输入尾注标记^e，然后全部替换为[ ^&]。
   注意：^e是尾注标记，如果全部使用的是脚注就换成^f。

1. 尝试使用宏命令

宏命令的强大之处不必再次强调。但问题是，不懂代码怎么用呢？那就录制宏命令！比如自己就录入了一个宏命令，只要按下快捷键Ctrl+Y就直接在Word里面输入了Mg₂
Si。录制的宏命令代码如下：

Sub Mg2Si()
‘
‘ Mg2Si 宏
‘ 快捷键Ctrl+Y
‘ 键盘  指定
Selection.TypeText Text:=”Mg”
Selection.Font.Subscript = wdToggle
Selection.TypeText Text:=”2″
Selection.Font.Subscript = wdToggle
Selection.TypeText Text:=”Si”
End Sub

2. 如何插入公式？

对工科来说，繁杂的公式是必不可少的，尤其是在数据分析的时候，经常会需要插入一些公式，进行推理论证，那如何插入公式呢？操作也不难：

1. 插入－对象－对象，打开对象对话框，选择公式，输入相应的公式即可。

3. 随时Ctrl+S，保持云同步

撰写通常在Word里面进行，为了保险起见，需要注意这两点：随时保存和云同步。

自己有一次在写作的时候没有及时保存，由于操作又比较快，所以写了半个多小时的东西全没了，心疼的很，最后又再补，幸亏内容不太多。所以你们要吸取个人的教训。

另外，建议写作的时候，每一章建立一个文件夹，先单独写每一章，最后合并，调整格式。然后配合着云同步（同步的工具选用百度云盘就可以，一是空间大，二是同步五个文件夹，足够用了），把重要的资料全部同步到云端，一来，保证文件不会丢失；二来特殊紧急情况没有电脑的时候，去网吧也可以下载修改。

这一点也是自己的一点经验。有一次在外地，导师临时交代一点事情，非常急，自己又没有带电脑，多亏同步到云端了啊，才没有造成什么损失。

大多数的工作都是在Word里面完成的，所以要用好Word。

这些小的技巧几分钟就可以学会，可以节省大量的时间和精力，提高写作的效率。